De academische e-maildienst van Bordeaux is gebaseerd op een persoonlijke account in @ac-bordeaux.fr die aan elk personeelslid van de academie is toegewezen. Convergence daarentegen verwijst naar de technische interface die het mogelijk maakt om deze account via een browser te raadplegen. De twee verwarren is als het verwarren van een postvak met de sleutel die het opent.
IMAP- en SMTP-protocollen achter de webmail Convergence
Voordat we de toepassingen onderscheiden, is het belangrijk te begrijpen wat er onder de interface circuleert. Convergence steunt op een IMAP-server voor ontvangst en een SMTP-server voor verzending. Deze twee protocollen functioneren onafhankelijk van de webmail: elke e-mailclient (Thunderbird, Outlook, Apple Mail, mobiele applicatie) kan verbinding maken, mits de juiste instellingen worden ingevoerd.
Aanvullende lectuur : Het laatste nieuws van de dag: belangrijke informatie en trends die je niet mag missen
De server die moet worden opgegeven is die van Convergence Bordeaux, met de bijbehorende beveiligde poorten. De beveiligingslaag (TLS-encryptie) beschermt de uitwisselingen tussen de computer van de gebruiker en de academische server. Wanneer er een storing optreedt op een zware client, is de huidige aanbeveling om eerst de toegang via de webmail Convergence te testen om de oorsprong van het probleem te isoleren: als de webmail werkt, komt het probleem van de lokale configuratie.
Verschillende recente gidsen herinneren eraan dat Convergence slechts een toegangspoort is onder anderen naar dezelfde inbox. Een docent die ‘s ochtends zijn berichten op Thunderbird leest en ‘s middags op de webmail, raadpleegt dezelfde account, gesynchroniseerd via IMAP. Geen enkel bericht wordt gedupliceerd of verloren, mits de client is ingesteld op IMAP (en niet op POP, dat de berichten lokaal downloadt).
Lees ook : Vervanging van een hybride batterij: prijs, tips en belangrijke punten om te weten
Om de ac Bordeaux e-mail en Convergence in detail te begrijpen, blijft het onderscheid tussen de account (het adres @ac-bordeaux.fr) en de front-end (Convergence, Thunderbird of anders) het uitgangspunt.
Messagerie ac Bordeaux: account, identificatie en gebruiksgebied
Het academische e-mailaccount wordt automatisch aangemaakt bij de toewijzing binnen de academie. De identificatie volgt meestal het formaat voornaam.achternaam, soms aangevuld met een cijfer in geval van homoniemen. Het initiële wachtwoord moet bij de eerste verbinding worden gewijzigd.
Sinds de beveiligingscampagne die in 2024 is gestart, verloopt het wachtwoord na twaalf maanden en moet het elk jaar worden vernieuwd. Een e-mail van de rector, verzonden naar al het personeel, heeft ook de verwijdering van doorstuurmogelijkheden naar externe e-maildiensten (Gmail, Orange, persoonlijke Outlook) bevestigd. Na de deadline van eind september 2024 functioneren deze automatische doorsturen niet meer.
Dit strikte gebruiksgebied is gericht op de beveiliging van professionele communicatie. Uitwisselingen die gegevens van studenten, administratieve documenten of informatie met betrekking tot examens bevatten, moeten uitsluitend via de academische e-maildienst verlopen.
Wachtwoord opnieuw instellen
In geval van vergeten, verloopt de procedure via het AIDA-portaal, toegankelijk vanaf de inlogpagina van Convergence (link “Wachtwoord vergeten”). Het opnieuw synchroniseren van het wachtwoord via dit portaal is nu de voorkeursmethode voordat er een incident wordt gemeld aan de technische ondersteuning.
Convergence Bordeaux: functies van de webmail naast e-mail
Convergence beperkt zich niet tot het verzenden en ontvangen van e-mails. De interface bevat een agenda en een gedeeld adresboek, twee tools die vaak onderbenut worden. De agenda maakt het mogelijk om evenementen te creëren die zichtbaar zijn voor andere personeelsleden van de academie, wat de coördinatie vergemakkelijkt zonder een derde partij te hoeven inschakelen.
Het adresboek wordt gevoed door het academische register. Het zoeken naar een collega op naam of op instelling werkt direct vanuit de opstelbalk van een bericht. Dit punt onderscheidt de webmail Convergence van een eenvoudige IMAP-client: de toegang tot het academische register is ingebouwd, terwijl software zoals Thunderbird deze functionaliteit niet biedt zonder extra configuratie.
De interface blijft sober, afkomstig van de oplossing Oracle Communications. De navigatie gebeurt via tabbladen (mail, agenda, voorkeuren). De automatische sorteerfilters voor berichten kunnen direct vanuit de webmail worden ingesteld, een voordeel om de binnenkomende stromen te organiseren op basis van afzender of onderwerp.
Kiezen tussen Convergence en een e-mailclient
De keuze hangt af van de gebruiksomgeving, niet van een technische superioriteit van de een boven de ander. Hier zijn de criteria die de beslissing sturen:
- De webmail Convergence is geschikt voor sporadische raadpleging vanaf elke aangesloten computer, zonder installatie. Het geeft toegang tot de agenda en het academische register zonder configuratie.
- Een zware client (Thunderbird, Outlook) biedt offline lezen, een fijnere dossierbeheer en de mogelijkheid om meerdere e-mailaccounts in één interface te centraliseren.
- Mobiele applicaties (Mail op iOS, Gmail of Outlook op Android) maken het mogelijk om meldingen in real-time te ontvangen, mits de IMAP-server en de SMTP-poort van de server Convergence Bordeaux zijn geconfigureerd.
Convergence dient als referentie voor het diagnosticeren van problemen. Een bericht dat ontbreekt in Thunderbird maar zichtbaar is op de webmail geeft een lokaal synchronisatieprobleem aan. Een bericht dat in beide ontbreekt, wijst op een probleem aan de serverzijde of een filtering vooraf.
Let op bij de IMAP-configuratie
De configuratie van een externe client vereist het invoeren van de inkomende server (IMAP), de uitgaande server (SMTP) en het inschakelen van TLS-encryptie. Een veelvoorkomende fout is het gebruik van het POP-protocol in plaats van IMAP: POP verwijdert de berichten van de server na download, waardoor ze niet toegankelijk zijn via de webmail of een ander apparaat.
Het adres van de server, het poortnummer en het type encryptie staan in de ontdekkingsgidsen die door de DSI van de academie zijn verspreid. Bij twijfel blijft de verbinding met de webmail Convergence de snelste test om te bevestigen dat de account normaal functioneert.
De e-maildienst ac Bordeaux en Convergence zijn geen twee afzonderlijke diensten, maar twee lagen van hetzelfde systeem. Het adres @ac-bordeaux.fr slaat de gegevens op, Convergence toont ze. Deze onderscheid in gedachten houden vereenvoudigt elke operatie, van het instellen van een nieuwe telefoon tot het oplossen van een synchronisatieprobleem.